Sur le Passeport de prévention, les organismes de formation ou les employeurs doivent déclarer les attestations de formation et les justificatifs de réussite des formations en santé et sécurité au travail qu’ils ont délivrées.
Pour déclarer vos formations, deux solutions existent :
- L’import de fichier(s) si vous avez un nombre important de personnes à déclarer pour une ou plusieurs formations.
- La saisie en ligne via un formulaire si vous avez 1 à 50 personnes à déclarer pour une même session de formation.
Pour savoir si vous devez effectuer une déclaration, consultez notre article : Comment savoir si je dois effectuer une déclaration.
Déclarer vos formations en un seul fichier
Vous pouvez déclarer plusieurs formations en une seule fois via un fichier CSV dont la trame est téléchargeable grâce à la fonctionnalité d’import de masse.
Étape 1 : Connectez-vous à votre Passeport de prévention.
Étape 2 : Rendez-vous dans l’onglet « Effectuer une déclaration ».
Étape 3 : Sélectionner si nécessaire, votre profil (organisme de formation ou employeur) et cliquez sur « Déposer un fichier »
Étape 4 : Choisissez le type de déclaration que vous souhaitez déposer :
- L’attestation de formation (participation à la formation)
- Le justificatif de réussite (validation de la formation)
Étape 5 : Télécharger la trame CSV correspondant au type de déclaration choisi : attestation de formation ou justificatif de réussite. Préparez votre fichier CSV en renseignant l’ensemble des informations nécessaires à votre déclaration. Pour vous accompagner dans la préparation du fichier, consultez les guides d’aide à la saisie : Comment déclarer ses attestations de formation via un fichier ? et Comment déclarer ses justificatifs de réussite via un fichier ? et le dictionnaire des données (employeurs ou organismes de formation).
Étape 6 : Déposez votre fichier CSV complété afin de finaliser l’import de votre déclaration.
Étape 7 : Après un délai de traitement, le statut de votre fichier dans l’onglet « Mes dépôts » se présente sous trois états : « Traité avec succès », « Traité avec erreurs » ou « Rejeté ».
En cas d’erreurs, consultez l’accusé de traitement, corrigez votre fichier CSV puis importez-le à nouveau.
Besoin d’aide ?
Dans ce tutoriel, découvrez les différentes fonctionnalités de votre espace et suivez notre pas à pas pour déclarer votre attestation de formation ou votre justificatif de réussite via un seul fichier.
Vous pouvez également consulter dès maintenant le replay et le support de nos présentations de la fonctionnalité d’import de masse.
Comment déclarer toutes vos formations en un seul fichier ?
Comment déclarer toutes vos formations en un seul fichier ?
Comment importer votre fichier de déclaration de formations ? Pour vous permettre de déclarer un grand nombre de formations, vous pouvez importer un fichier csv directement sur votre espace.
Pour vous connecter au Passeport de prévention, cliquez sur « S’identifier ».
L’accès au Passeport de prévention se fait via la plateforme en ligne Net-entreprises.
Pour commencer, assurez-vous d’avoir accès à Net-entreprises et d’avoir activé le service « Passeport de prévention » correspondant à votre statut.
Si vous accédez pour la première fois à Net-entreprises, vous devez créer un compte en cliquant sur le bouton « Accéder à Net-entreprises.fr »
Pour effectuer votre déclaration, sélectionnez votre profil.
Puis dans l'encadré "Déposer un fichier", cliquez sur Sélectionner.
Choisissez le type de déclaration que vous souhaitez déposer :
l’attestation de formation confirme la participation du travailleur à la formation, ou
le justificatif de réussite valide la réussite du travailleur à la formation
Des outils sont à votre disposition pour vous aider à réaliser votre fichier de déclaration.
Vous pouvez télécharger un modèle de fichier CSV et le compléter avec vos informations.
Besoin d’aide ? Consultez le dictionnaire de données, la FAQ ou le guide dédié pour déposer un fichier conforme.
Une fois votre fichier finalisé, vous pouvez l'importer sur la plateforme.
Comment vérifier le statut de mon fichier déposé ?
Après un délai de traitement, le statut de votre fichier se présente sous trois états :
« Traité avec succès »
«Traité avec erreurs »
« Rejeté »
Si votre fichier est sous le statut : "Traité avec erreurs", consultez l'accusé de traitement pour connaître les éléments à modifier sur votre CSV et importez-le à nouveau sur la plateforme.
Votre fichier a le statut « Rejeté » ? Veuillez vérifier le fichier importé et reportez-vous aux outils d'aide.
Enfin, si votre fichier est sous le statut " Traité avec succès", l'ensemble de vos formations déclarées est donc bien intégré au Passeport de prévention.
Une fois vos fichiers de déclaration déposés, rendez-vous dans l’onglet « Historique des déclarations ». Besoin d’aide ? Des outils vous accompagnent tout au long de votre parcours.
Déclarer vos formations en ligne via un formulaire
Vous pouvez déclarer vos formations une par une directement depuis votre espace.
Étape 1 : Connectez-vous à votre Passeport de prévention.
Étape 2 : Rendez-vous dans l’onglet « Effectuer une déclaration ».
Étape 3 : Sélectionnez si nécessaire votre profil, puis cliquez sur le bouton « Saisir en ligne».
Étape 4 : Choisissez le type de déclaration que vous souhaitez saisir :
- L’attestation de formation
- Le justificatif de réussite
Étape 5 : Renseignez les informations relatives à l’attestation de formation :
- L’intitulé de la formation, dans la limite de 90 caractères.
- Ses dates de début et fin.
- Ses modalités de dispense : à distance, en présentiel ou bien mixte.
Étape 6 : Indiquez au moins trois compétences transférables de la formation. Pour cela, vous devez consulter la liste des compétences mise à votre disposition, et retrouver les codes ROME associés pour les saisir dans le champ dédié. Pour plus d’informations, consultez notre page dédiée : Qu’est-ce qu’une compétence transférable en santé et sécurité au travail ?
Étape 7 : Indiquez la qualification du formateur.
Étape 8 : Précisez si la formation est certifiante ou non.
- Si la formation est certifiante, vous devez renseigner le code RNCP ou RS visé.
- Si la formation n’est pas certifiante, vous devez renseigner le domaine puis la spécialité de la formation. Pour plus d’informations, consultez nos pages dédiées :
- Qu’est-ce qu’un Formacode ?
- Qu’est-ce qu’un code NSF ?
Étape 9 : Renseignez les informations relatives au titulaire :
- Son numéro de sécurité sociale.
- Son nom de naissance uniquement.
Vous ne disposez pas du numéro de sécurité sociale du titulaire ? Consultez notre page dédiée.
Si vous effectuez la déclaration pour un employeur, vous devez également renseigner :
- Le SIRET de l’employeur.
- La référence de la formation si l’employeur vous l’a transmise.
Étape 10 : Renseignez les dates de validité du justificatif.
Cliquez sur « Ajouter un titulaire » pour l’enregistrer. Vous pouvez déclarer jusqu’à 50 titulaires, en répétant les mêmes étapes.
Astuce : En cas d’erreur, vous pouvez supprimer le titulaire en cliquant sur la corbeille à droite de son nom.
Quand vous avez terminé de déclarer l’ensemble de vos titulaires, cliquez sur « Étape suivante ».
Étape 11 : Un récapitulatif de votre déclaration s’affiche pour vous permettre de vérifier les informations que vous avez renseignées. En cas d’erreur, vous pouvez cliquer sur le bouton « Retour » en bas de la page pour modifier.
Étape 12 : Saisissez ensuite l’intitulé de votre déclaration dans l’encart « Référence de la déclaration ». Cette référence vous permettra de la retrouver plus facilement dans votre historique de déclaration.
Cliquez sur « Valider la déclaration » : un message apparaît pour vous demander de confirmer votre saisie.
Étape 1 : Connectez-vous à votre Passeport de prévention
Étape 2 : Rendez-vous dans l’onglet « Effectuer une déclaration ».
Étape 3 : Sélectionnez si nécessaire votre profil (organisme de formation ou employeur) puis cliquez sur le bouton « Saisir en ligne » puis « Justificatif de réussite ».
Étape 4 : Renseignez les informations relatives au justificatif de réussite :
- Le type de justificatif de réussite (titre, habilitation, certificat, diplôme).
- Le nom du justificatif de réussite, dans la limite de 90 caractères.
- Éventuellement, le nom de l’option ou de la spécialité.
- Éventuellement, le mode d’obtention du justificatif de réussite : par notation ou par admission
Étape 5 : Indiquez au moins trois compétences transférables de la formation. Pour cela, vous devez consulter la liste des compétences mise à votre disposition, et retrouver les codes ROME associés pour les saisir dans le champ dédié.
Étape 6 : Vous pouvez déclarer les éléments relatifs à la formation qui a donné lieu à votre justificatif de réussite :
- L’intitulé de la formation.
- Ses dates de début et fin.
- Ses modalités de dispense : en présentiel, à distance, ou bien mixte.
Étape 7 : Indiquez la qualification du formateur.
Étape 8 : Précisez si la formation est certifiante ou non
- Si la formation est certifiante, vous devez renseigner le code RNCP ou RS visé.
- Si la formation n’est pas certifiante, vous devez renseigner le domaine puis la spécialité de la formation. Pour plus d’informations, consultez nos pages dédiées :
- Qu’est-ce qu’un Formacode ?
- Qu’est-ce qu’un code NSF ?
Étape 9 : Renseignez les informations relatives au titulaire :
- Son numéro de sécurité sociale.
- Son nom de naissance uniquement.
Vous ne disposez pas du numéro de sécurité sociale du titulaire ? Consultez notre page dédiée.
Si vous effectuez la déclaration pour un employeur, vous devez également renseigner :
- Le SIRET de l’employeur.
- La référence de la formation si l’employeur vous l’a transmise.
Étape 10 : Renseignez les dates de validité du justificatif.
Cliquez sur « Ajouter un titulaire » pour l’enregistrer. Vous pouvez déclarer jusqu’à 50 titulaires, en répétant les mêmes étapes.
Astuce : En cas d’erreur, vous pouvez supprimer le titulaire en cliquant sur la corbeille à droite de son nom. Quand vous avez terminé de déclarer l’ensemble de vos titulaires, cliquez sur « Étape suivante ».
Étape 11 : Un récapitulatif de votre déclaration s’affiche pour vous permettre de vérifier les informations que vous avez renseignées. En cas d’erreur, vous pouvez cliquer sur le bouton « Retour » en bas de la page pour modifier.
Étape 12 : Saisissez ensuite l’intitulé de votre déclaration dans l’encart « Référence de la déclaration ». Cette référence vous permettra de la retrouver plus facilement dans votre historique de déclaration.
Cliquez sur « Valider la déclaration » : un message apparaît pour vous demander de confirmer votre saisie.
Votre déclaration est désormais consultable dans l’onglet « Historique des déclarations ». Pour modifier ou supprimer une déclaration, consultez notre article : Comment modifier ou supprimer une déclaration en tant qu’organisme de formation.
Besoin d'aide ?
Dans ce tutoriel, découvrez les différentes fonctionnalités de votre espace et suivez notre pas à pas pour déclarer votre attestation de formation ou votre justificatif de réussite.
Un guide utilisateur est également à votre disposition pour vous montrer comment effectuer une déclaration sur le Passeport de prévention.
Comment déclarer une formation dans le Passeport de prévention ?
Pour vous aider à déterminer les formations que vous devez déclarer, un simulateur est mis à votre disposition sur le portail du Passeport de Prévention.
Pour y accéder, cliquez sur « Simulateur ».
Sur cette page, vous accédez à un récapitulatif des formations en santé et sécurité au travail qui doivent être déclarées dans le Passeport de prévention.
Une fois que vous en avez pris connaissance, cliquez sur « Accéder au simulateur ».
Répondez aux questions qui s'affichent pour savoir si vous devez déclarer ou non vos formations.
Vous devez effectuer une déclaration ? Connectez-vous à votre espace dédié sur le Passeport de prévention.
Pour vous connecter au Passeport de prévention, rendez-vous sur le portail d’information et cliquez sur « S’identifier ».
L’accès au Passeport de prévention se fait via la plateforme en ligne de Net-entreprises.
Pour commencer, assurez-vous d'avoir un accès à Net-entreprises et d'avoir activé le service « Passeport de prévention » correspondant à votre statut.
Si vous accédez pour la première fois à Net-entreprises, vous devez créer un compte en cliquant sur le bouton « Accéder à Net-entreprises ».
Si vous êtes auto-entrepreneur, consultez notre question dédiée dans la rubrique aide.
Une fois connecté, cliquez sur « Effectuer une déclaration ».
Choisissez votre profil, employeur ou organisme de formation, puis choisissez le type de déclaration que vous souhaitez renseigner.
L’attestation de formation confirme que votre stagiaire a effectué la formation. Le justificatif de réussite est la preuve de la réussite de la formation.
Si vous déclarez un justificatif de réussite, vous n’avez pas besoin de déclarer l’attestation de formation correspondante.
Pour renseigner l’attestation de formation d’un de vos stagiaires, cliquez sur « sélectionner ».
Un guide est mis à votre disposition pour vous accompagner dans votre déclaration.
Saisissez l’intitulé de la formation, dans la limite de quatre-vingt-dix caractères, puis la date de début et de fin, ainsi que la modalité de dispense de la formation.
Vous devez ensuite indiquer les compétences transférables de la formation.
Pour cela, consultez la liste des compétences mises à votre disposition, et retrouvez les codes ROME associés pour les saisir dans le champ dédié.
Puis, précisez la qualification du formateur. Enfin, vous devez indiquer si cette formation est certifiante.
Si oui, précisez le code de certification RNCP ou RS visée. Si cette formation n’est pas certifiante, indiquez le domaine Formacode et la spécialité code NSF de la formation.
Cliquez ensuite sur « Étape suivante ». Sur cette page, vous devez renseigner l'ensemble des titulaires que vous souhaitez déclarer.
Pour chaque titulaire, vous saisissez son numéro de sécurité sociale et son nom de naissance uniquement.
Si vous avez signé une convention de formation avec l’employeur du titulaire, renseignez le SIRET de l’employeur et la référence de la formation si l’employeur vous l’a indiquée.
Enfin, renseignez la date de validité de l’attestation de formation, puis cliquez sur « Ajouter un titulaire ».
Pour renseigner d’autres titulaires, suivez les mêmes étapes et cliquez à chaque fois sur « Ajouter un titulaire » pour l’enregistrer. Vous pouvez saisir jusqu’à cinquante titulaires.
En cas d’erreur, vous pouvez supprimer le titulaire renseigné en cliquant sur la corbeille à droite de son nom.
Quand vous avez terminé de renseigner tous les titulaires, cliquez sur « Étape suivante ».
Un récapitulatif de votre déclaration s’affiche pour vous permettre de vérifier les informations que vous avez renseignées.
Cliquez sur « Retour » si vous avez besoin de modifier une information.
Saisissez ensuite l’intitulé de votre déclaration dans l’encart « Référence de la déclaration ». Cette référence vous permettra de la retrouver plus facilement dans la page « Historique des déclarations ».
Quand vous avez terminé et vérifié toutes les informations, cliquez sur « Valider la déclaration ».
Un message s’affiche pour vous demander de confirmer votre saisie. Attention, une fois confirmée, vous ne pourrez plus modifier cette déclaration.
Votre déclaration est désormais enregistrée et consultable depuis l’onglet « Historique des déclarations ».
Pour déclarer un justificatif de réussite, rendez-vous sur la page « Effectuer une déclaration » puis cliquez sur le bouton « Sélectionner ».
Un guide est mis à votre disposition pour vous accompagner dans votre déclaration.
Précisez le type de justificatif de réussite. Renseignez ensuite le nom de ce justificatif dans la limite de quatre-vingt-dix caractères, et s’il y en a un, le nom de l’option ou de la spécialité.
Indiquez le mode d’obtention admission ou notation. Vous devez ensuite indiquer les compétences transférables de la formation.
Pour cela, consultez la liste des compétences mise à votre disposition, et retrouvez les codes ROME associés pour les saisir dans le champ dédié.
Si vous renseignez un code invalide, un message d’erreur s’affichera pour vous l’indiquer. En cas de besoin, vous pouvez obtenir de l’aide en consultant la liste des compétences ROME.
Saisissez les éléments relatifs à la formation associée au justificatif de réussite, en indiquant le nom, les dates de début et de fin, ainsi que les modalités de dispense de cette formation.
Ensuite, indiquez la qualification du formateur. Enfin, vous devez indiquer si cette formation est certifiante.
Si oui, précisez le code de la certification RNCP ou RS visé. Si cette formation n’est pas certifiante, indiquez le domaine Formacode et la spécialité code NSF de la formation.
En cas de besoin, vous pouvez consulter la liste des domaines Formacode ou des codes NSF.
Cliquez ensuite sur « Étape suivante ».
Sur cette page, vous pouvez renseigner l'ensemble des titulaires que vous souhaitez déclarer. Pour chaque titulaire, vous saisissez son numéro de sécurité sociale et son nom de naissance uniquement.
Si vous avez signé une convention de formation avec l’employeur du titulaire, renseignez le SIRET de l’employeur et la référence de la formation si l’employeur vous l’a indiquée.
Enfin, renseignez la date de validité du justificatif de réussite et précisez le résultat et la mention obtenus, ainsi que le lien vers la preuve numérique.
Pour l’enregistrer, cliquez sur « Ajouter un titulaire ».
Pour renseigner d’autres titulaires, suivez les mêmes étapes et cliquez à chaque fois sur « Ajouter un titulaire » pour l’enregistrer.
En cas d’erreur, vous pouvez supprimer le titulaire renseigné en cliquant sur la corbeille à droite de son nom.
Quand vous avez terminé de renseigner tous les stagiaires, cliquez sur « Étape suivante ».
Un récapitulatif de votre déclaration s’affiche pour vous permettre de vérifier les informations que vous avez renseignées.
Cliquez sur « Retour » si vous avez besoin de modifier une information.
Saisissez ensuite l’intitulé de votre déclaration dans l’encart « Référence de la déclaration ». Cette référence vous permettra de la retrouver plus facilement dans votre historique des déclarations.
Quand vous avez terminé et vérifié toutes les informations, cliquez sur « Valider la déclaration ».
Un message s’affiche pour vous demander de confirmer votre saisie. Attention, une fois confirmée, vous ne pourrez plus modifier cette déclaration.
Votre déclaration est désormais enregistrée et consultable depuis l’onglet « Historique des déclarations ».